Privacy Statement

V&K-Stenen Man

versie 0.1 d.d. 23 mei 2018

De V&K-Stenen Man vindt het belangrijk dat al haar leden met plezier kunnen sporten en dat de aan de vereniging beschikbaar gestelde persoonsgegevens op de juiste wijze worden gebruikt. Wij willen je hierover daarom graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door V&K-Stenen Man.

Toelichting:
Dit Privacy Statement is gebaseerd op de Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG.

V&K-Stenen Man doet er alles aan om je privacy te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wij houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy statement;
• Verwerking van je persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Uitdrukkelijk vragen om je toestemming voor de verwerking van jouw bijzondere persoonsgegevens;
• Passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de verwerking van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hier op willen wijzen en deze respecteren.

Als V&K-Stenen Man zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons privacy statement, of in algemene zin, vragen hebt hierover kun je contact met ons opnemen met het bestuur via info@venk-stenenman.nl

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd.
Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
V&K-Stenen Man verwerkt de volgende persoonsgegevens:

• Naam (voornaam en achternaam) en lidnummer;
• Adresgegevens (Plaats, straat, huisnummer en postcode);
• Telefoonnummer (eigen nummer, eventueel vast nummer en noodnummer);
• E-mailadres;
• Geboortedatum en geslacht (m/v);
• Bankgegevens (per eind 2018);
• Diploma’s/cursussen (alleen van de trainers);

Daarnaast registreren wij:

• Inschrijfdatum (leden);
• Voorkeur wedstrijddeelname (leden);
• Doel en bedrag sponsorgeld (alleen sponsors en begunstigers);
• Bedrijfsnaam en adresgegevens (alleen zakelijke sponsors en begunstigers).

Van wie verwerken wij persoonsgegevens? 
V&K-Stenen Man verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• Jeugdleden en leden;
• Vrijwilligers, bestuur en commissieleden;
• Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij V&K-Stenen Man of ooit een lidmaatschap hebben gehad;
• Begunstigers en sponsors van onze vereniging.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens? 
Als je lid wilt worden van V&K-Stenen Man of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger of trainer.

Als je eenmaal lid of relatie van V&K-Stenen Man bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken.
Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over aan gymsport gerelateerd evenementen. Wil je niet benaderd worden? Dan kun je dit aangeven door dit aan geven via info@venk-stenenman.nl. Er wordt dan voor gezorgd dat deze informatie niet meer aan je gestuurd wordt

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.

Verwerken wij ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.
Deze bijzondere persoonsgegevens worden door V&K-Stenen Man NIET verzameld.

Hoe gaat V&K-Stenen Man met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden op een computer beheerd door de penningmeester en de ledenadministratie van de vereniging. De gegevens zijn vastgelegd en worden verwerkt in digimembers. Dit programma is aangeleverd door de KNGU waar V&K-Stenen Man lid van is.
Voor de KNGU gelden dezelfde richtlijnen als in dit document vermeld. Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden bijvoorbeeld maximaal 2 jaar bewaard. Hierna worden de gegevens in beperkte vorm (geanonimiseerd) bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren.

Hoe gaan we om met beeldmateriaal?
Bij trainingen, door de vereniging georganiseerde evenementen,  door derden georganiseerde evenementen waar een groep leden deelneemt, wedstrijden en (officiële) toernooien en overige verenigingsactiviteiten kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers.
Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor het jaarverslag, nieuwsbrief, website of social media (Facebook, groeps-Whatsapp binnen de vereniging).
Voorwaarde hierbij is dat de deelnemers op de beelden akkoord zijn met gebruik van deze beelden.
Bii de aanmelding dienen leden van de club aan te geven of er bezwaar is tegen met gebruik van genoemde opnames door V&K-Stenen Man.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen V&K-Stenen Man
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de beschreven doeleinden of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Denk hierbij aan het digitale inschrijfformulier via de website via het hostingsbedrijf.
Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht (denk aan het hostingsbedrijf van onze website met het digitale inschrijfformulier), sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens. V&K-Stenen Man blijft verantwoordelijk voor de verwerking.
V&K-Stenen Man verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
V&K-Stenen Man neemt de bescherming van je gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens V&K-Stenen Man kennis kunnen nemen van jouw gegevens, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
• We testen en evalueren onze maatregelen.
• Onze medewerkers (bestuur, commissies en trainers) zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Als je de indruk hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via info@venk-stenenman.nl

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast kan je de eventueel eerder gegeven toestemming voor de gegevensverwerking intrekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door V&K-Stenen Manen heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om je persoonsgegevens waarover wij beschikken in een computerbestand naar jezelf of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.
Genoemde verzoeken moet je sturen naar info@venk-stenenman.nl Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou zelf is gedaan, vragen we je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie pasfoto, MRZ (Machine Readable Zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Wij reageren zo snel mogelijk, maar tenminste binnen vier weken, op je verzoek.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht? 
Mocht je een vraag of klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of je gegevens willen rectificeren of verwijderen, dan vragen we je hierover met ons contact op te nemen via info@venk-stenenman.nl
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthouder autoriteit op het gebied van privacy. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Wijzigingen privacybeleid
V&K-Stenen Man behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in ons privacy beleid. Het verdient aanbeveling om het privacybeleid voor het gebruik online te raadplegen, zodat je van de laatste wijzigingen op de hoogte bent.